ด้านที่ 5 บริหารจัดการเเละประกันคุณภาพการศึกษาสู่ความเป็นเลิศ
ชื่อผลงาน : Morning Talk : พลังแห่งการสื่อสาร เล่าเรื่อง คุยงาน ยามเช้า
ชื่อเจ้าของผลงาน : สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ
|
 |
| ความคิดริเริ่ม |
| สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นหน่วยงานที่มีพันธกิจหลักในการสนับสนุนและส่งเสริมการเรียนการสอน การวิจัย และการบริการวิชาการแก่ชุมชนและท้องถิ่น โดยให้บริการทรัพยากรสารสนเทศทุกประเภทครอบคลุมทุกสาขาวิชาที่เปิดสอนในมหาวิทยาลัยทั้งรูปแบบทรัพยากรตีพิมพ์ ทรัพยากรไม่ตีพิมพ์ และทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้บริการแก่นักศึกษา อาจารย์ นักวิชาการ นักวิจัย ตอบสนองความต้องการในการศึกษาค้นคว้าสามารถสืบค้นสารสนเทศได้ตลอดเวลา สำนักวิทยบริการฯเน้นการบริการที่เน้นผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง จึงจัดบริการตามความต้องการของผู้ใช้เพื่อให้ผู้รับบริการมีความพึงพอใจ ใช้ประโยชน์ของทรัพยากรสารสนเทศอย่างคุ้มค่า และการจัดการเรียนการสอนให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
งานบริการเป็นหัวใจสำคัญในการปฏิบัติงานของบุคลากรในสำนักวิทยบริการฯ เพื่อให้การบริหารจัดการระบบงานบริการภายในองค์กรให้มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อสร้างความเข้าใจและติดตามความก้าวหน้าของการปฏิบัติงานอยู่เป็นประจำ โดยมีการประชุมกลุ่มผู้บริหารและบุคลากรของสำนักวิทยบริการฯ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าทุกฝ่ายได้ปฏิบัติหน้าที่อย่างต่อเนื่องและประสานสัมพันธ์กัน ส่งผลให้งานโดยรวมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ วิธีการที่ดีวิธีการหนึ่งที่เกิดขึ้นโดยความร่วมแรงร่วมใจของบุคลากรในระดับผู้ปฏิบัติงานได้พูดคุยกันอย่างไม่เป็นทางการในตอนเช้า ชื่อกิจกรรมว่า Morning Talk เป็นการเล่าเรื่องพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็น โดยเป็นวิธีการสื่อสารกันระหว่างผู้บริหาร หัวหน้าฝ่าย และสมาชิกหรือบุคลากรของสำนักวิทยบริการฯ เพื่อวางแผนการทำงานของแต่ละฝ่ายแต่ละคนที่จะทำในวันต่อๆไป เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และแบ่งปันประสบการณ์ซึ่งกันและกัน อาจมีรูปแบบแตกต่างกันไป เช่น นั่งพูดคุยกันแบบโต๊ะกลม หรือพูดคุยจิบกาแฟในช่วงเช้า เป็นการประชุมกันแบบไม่เป็นทางการ กิจกรรม Morning Talk มีประโยชน์ทำให้ผู้บริหารและทีมบุคลากรของสำนักวิทยบริการฯ ได้ทราบความคืบหน้าในงานที่รับผิดชอบว่าดำเนินการไปถึงไหนอย่างไร หากมีปัญหาติดขัดสามารถให้เพื่อนๆในทีมหรือฝ่ายอื่นช่วยหาทางแก้ปัญหาให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย เป็นการเปิดโอกาสให้ผู้บริหาร หัวหน้ากลุ่มงาน และทีมบุคลากรของสำนักวิทยบริการฯ ได้เตือนสมาชิกเกี่ยวกับงานที่ต้องความรับผิดชอบ และช่วยวางแผนการทำงานให้ เพราะบางครั้งทีมงานอาจมีงานล้นมือ เป็นการเปิดโอกาสให้สมาชิกที่ไม่กล้าพูดหรือไม่ค่อยกล้าแสดงความคิดเห็น ได้พูดแสดงความรู้สึกและปัญหาที่เกิดขึ้นกับตนเอง และช่วยลดความกดดันและความขัดแย้งกันในที่ทำงาน
|
| เเรงบันดาลใจ |
| สำนักวิทยบริการฯได้ดำเนินการจัดกิจกรรม Morning Talk: พลังแห่งการสื่อสาร เล่าเรื่อง คุยงาน ยามเช้าขึ้นทุกวันพุธ โดยมีวัตถุประสงค์ 1) เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างบุคลากรที่ได้จากการปฏิบัติงาน 2) เพื่อระดมความคิดเห็นในการแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่พบจากการปฏิบัติงาน 3) เพื่อเป็นช่องทางในการแลกและเปลี่ยนรับรู้ข่าวสารความก้าวหน้าต่าง ๆ ในวงการห้องสมุด 4) เพื่อส่งเสริมความร่วมแรงร่วมใจและเกิดความรู้รักสามัคคีในหมู่คณะ 5) เพื่อเป็นแนวทางในการเสริมสร้างระบบการบริการให้เป็นเลิศ กิจกรรมเริ่มต้นดำเนินการตลอดตั้งแต่ 22 มีนาคม 2565 จนถึงปัจจุบัน มีการดำเนินมารวม 30 ครั้ง ซึ่งกิจกรรมดังกล่าวนับว่าเป็นวิธีการที่ส่งผลดีต่อการปฏิบัติงานโดยรวมของสำนักวิทยบริการฯ โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานด้านการให้บริการ |
| ขั้นตอน |
| การประชุม Morning Talk : พลังแห่งการสื่อสาร เล่าเรื่อง คุยงาน ยามเช้าทุก ๆ วันพุธ เวลา 9.00-
9.30 น. ณ บริเวณห้อง Co-working space ชั้น 1 สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ การเริ่มงาน
ผู้อำนวยการจะแสดงบทบาทผู้นำที่มีภาวะผู้นำโดยการกระตุ้น สร้างกำลังใจ สร้างแรงบันดาลใจ ให้ลูกน้องมีความเชื่อในการทำงานมีความมุ่งมั่นในการทำงาน มีเป้าหมายในทิศทางเดียวกัน รวมถึงช่วยกันแก้ไขปัญหา ปรับปรุงและพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น ผ่านการประชุมหน้างานก่อนเริ่มงานทุกวันพุธ ประเด็นปัญหาการทำงานและแนวทางแก้ไข เป้าหมายในการทำงานของสัปดาห์นี้เรื่องที่ต้องเน้นย้ำ และตระหนักให้เกิดนิสัยในเชิงบวก ดังนี้
ข้อที่ 1 ประเด็นปัญหาจากการทำงานจากเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว เพราะการทำงานในแต่ละสัปดาห์ย่อม
มีโอกาสเจอปัญหา การประชุม Morning Talk เพื่อร่วมกันค้นหาแนวทางแก้ไขปัญหาและป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมๆ เกิดขึ้นอีก ผู้อำนวยการ/หัวหน้ากลุ่มงานต้องเปิดใจรับฟังเสียงของลูกน้องเพื่อสร้างแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยคิดเสมอว่าคนที่อยู่หน้างานย่อมรู้ปัญหาดีที่สุด การให้ลูกน้องเสนอแนะไอเดียในการแก้ไขปัญหา ย่อมทำให้ลูกน้องเกิดความตระหนัก และมีความรับผิดชอบในการแก้ไขปัญหา และระมัดระวังไม่ให้เกิดปัญหาซึ่งขั้นตอนการเสนอแนะไอเดียแก้ไขปัญหาผู้อำนวยการ/หัวหน้ากลุ่มงานต้องฟังอย่างไม่ตัดสิน แต่ขอบคุณที่ลูกน้องให้ข้อเสนอแนะ และจดแนวทางแก้ไขปัญหานั้นไว้ เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป
ข้อที่ 2 เป้าหมายในการทำงานแต่ละสัปดาห์ หลังจากที่เราได้คุยในประเด็นแรกของปัญหาและแนว
ทางแก้ไขแล้ว ก่อนเริ่มต้นทำงานในทุก ๆ วันพุธ ผู้อำนวยการ/หัวหน้ากลุ่มงานควรชี้แจง ทำความเข้าใจในเป้าหมายของการทำงานเพื่อให้ลูกน้องมีความคิดในทิศทางเดียวกับผู้อำนวยการ/หัวหน้ากลุ่มงานและชี้แจงให้ชัดเจนกับปลายทางที่สำนักวิทยบริการฯต้องการ ทุกครั้งก่อนที่จะประชุม ผู้อำนวยการ/หัวหน้ากลุ่มงานควรมีการวางแผนการทำงานก่อนประชุมเพื่อจัดลำดับการทำงานว่าควรทำอะไร และขอความร่วมมือทุก ๆ คนให้ช่วยกันผลักดันเป้าหมายในวันนั้นให้สำเร็จลุล่วง และหากเป้าหมายสำเร็จลุล่วงให้ขอบคุณ แจ้งให้ทุกคนทราบเพื่อสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานต่อไป
ข้อที่ 3 เรื่องที่ต้องเน้นย้ำ และตระหนักให้เกิดนิสัยในเชิงบวก เพราะผู้อำนวยการ/หัวหน้ากลุ่มงาน
ต้องปลูกฝังความคิดในทุกๆ สัปดาห์โดยบอกถึงวัตถุประสงค์ของการทำงาน ในเชิงบวก รวมถึงบอกผลเสียหากทำงานผิดพลาดจะเกิดผลเสียในด้านใดโดยเน้นย้ำถึงสิ่งที่ต้องระมัดระวังในการทำงาน เช่น ความปลอดภัย หากงานที่ทำมีความเสี่ยง หรือข่าวสารนโยบายของมหาวิทยาลัย ฯ ที่มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทุกคนตระหนักในความร่วมแรงร่วมใจพัฒนางานให้ดีขึ้นต่อไปในอนาคต
รูปแบบวิธีการ Morning Talk : พลังแห่งการสื่อสาร เล่าเรื่อง คุยงาน ยามเช้า
|
| ผลสัมฤทธิ์ |
| องค์ความรู้/ผลสัมฤทธิ์ของการดำเนิการ มีดังนี้กิจกรรมช่วยเพิ่มทักษะการทำงานของบุคลากรมากขึ้น
สร้างทักษะการแก้ปัญหา ช่วยสร้างประสิทธิภาพในการทำงานและการให้บริการ องค์ความรู้เป็นรูปแบบกระบวนการทำงานผู้ให้บริการและผู้ใช้บริการ (place) สถานที่ (place) และกระบวนการ (process)ดังนี้
1) การพัฒนาบุคลากร ให้เป็นผู้มีลักษณะเหมาะสมในการให้บริการ เช่น ทัศนคติในการให้บริการ ความรู้ความสามารถในการทำงาน ความรวดเร็วต่อการทำงานและให้บริการ มีความสุภาพ เต็มใจช่วยเหลือและให้บริการอย่างเสมอภาค
2) การพัฒนาสถานที่และสภาพแวดล้อม ให้มีความเหมาะสม มีเทคโนโลยีทันสมัย ทรัพยากรสารสนเทศครบทุกรูปแบบ สร้างนวัตกรรมบริการใหม่ๆ พื้นที่ส่งเสริมการเรียนรู้แลการจัดกิจกรรมที่ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้หลากหลายรูปแบบ
3) การพัฒนากระบวนการ มีความถูกต้องและแม่นยำ รวดเร็ว การให้บริการเชิงรุกและครบวงจร นำเทคโนโลยีในการส่งเสริมการให้บริการ ใช้งานง่าย ผู้ใช้บริการเข้าถึงข้อมูล่าย สะดวก รวดเร็ว มีความชัดเจนของข้อมูลให้ผู้ใช้บริการทราบ มีการติดตามผลการให้บริการเพื่อนำมาปรับปรุงอยู่เสมอและต่อเนื่อง
ผลสัมฤทธิ์ของการดำเนินการ
1)ด้านงานบริการ บุคลากรได้ร่วมกันหาแนวทางการให้บริการ วิธีการบริการเชิงรุก การสร้างจิตสำนึกของการให้บริการ (service mind) ความร่วมมือในการขยายบริการนอกเวลา การให้บริการที่ถูกต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพและเป็นธรรม รูปแบบการให้บริการใหม่ๆทันสมัย การสร้างความร่วมมือกับหน่วยงานต่างๆ กิจกรรมความร่วมมือกับคณะ/ สาขา/ อาจารย์ผู้สอน เช่น แนวทางการจัดอบรม ขอความร่วมมือ เชิญอาจารย์และผู้นำนักศึกษาร่วมกิจกรรม การเพิ่มพื้นที่นั่งอ่านที่ตอบโจทย์ผู้ใช้บริการ สร้างนวัตกรรมการพัฒนา e-services การประชาสัมพันธ์เชิงรุก การจัดกิจกรรมวันสำคัญ การฝึกประสบการณ์ของนักศึกษาที่เน้นสร้างผลงานนวัตกรรมของนักศึกษาอย่างเป็นรูปธรรม
2)ด้านการพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ ความร่วมมือกับหลักสูตรสาขาคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศ การย้ายหนังสือ การคัดออก(wedding) การส่งเสริมการใช้ทรัพยากร และส่งเสริมการอ่าน
3) ด้านการพัฒนาสมรรถนะดิจิทัลของนักศึกษา แนวทางความร่วมมือกับผู้บริหารคณะ อาจารย์ที่ปรึกษา และบุคลากรส่งเสริมสมรรถนะดิจิทัลของนักศึกษา
4) การบำรุงรักษาวัสดุครุภัณฑ์ การสำรวจครุภัณฑ์ แนวทางดำเนินงาน การร่วมมือทำ cleaning day กิจกรรม 5 ส การแก้ปัญหาข้อร้องเรียนระบบอินเทอร์เน็ตเสีย การแก้ปัญหาเครื่องจักรของโรงพิมพ์ และการซ่อมบำรุงครุภันฑ์
5) กลยุทธ์ในการทำงาน ผู้ร่วมงานได้โอกาสนำเสนอเทคนิคการดำเนินงานในกิจกรรม เพื่อการปรับปรุงการทำงานร่วมกันและให้แนวคิดการปรับปรุงานให้ง่ายขึ้น เช่น การการทำ TOR ของบุคลากร การทำแผนงานส่วนบุคคล การพัฒนาตนเองในรูปแบบต่างๆ เช่น การเข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น การนำเสนอผลงาน การอบรมทักษะที่จำเป็น เช่น ทักษะดิจิทัล ภาษาอังกฤษ
6) การมีส่วนร่วม ส่งเสริมให้บุคลากรมีส่วนร่วมกับสำนักวิทยบริการฯ ให้มีภาวะผู้นำ กล้าแสดงความคิดเห็น ความสามัคคี และการยอมรับความคิดเห็นของเพื่อนร่วมงาน
ผลความพึงพอใจของผู้ใช้บริการสำนักวิทยบริการมีค่าเฉลี่ยความพึงพอใจเพิ่มขึ้นทุกปี ลดข้อร้องเรียนต่างๆ และได้รับคำชมมากขึ้น ดังนี้
|
| รูปภาพผลสัมฤทธิ์ |
 |
 |
 |
| การนำไปใช้ |
| สามารถนำองค์ความรู้ที่ได้จากการระดมแนวคิด การแก้ปัญหา แนวทางการดำเนินการมาใช้ใน
การปฏิบัติงาน จัดทำเป็นคู่มือการทำงานและเผยแพร่แก่บุคลากรสำนักวิทยบริการณและห้องสมุดมหาวิทยาลัยอื่นนำไปใช้ในการทำงานได้
|
| เเนวปฏิบัติที่ดี |
| สำนักวิทยบริการฯ ได้ดำเนินการต่อเนื่องมาเป็นภาคการศึกษา ผลการดำเนินการประสบความสำเร็จ บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ทุกประการ พบว่าแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practices) ของ Morning Talk : พลังแห่งการสื่อสาร เล่าเรื่อง คุยงาน ยามเช้าของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยี มีดังต่อไปนี้
1) การวางแผนและการตรงต่อเวลา บุคลากรของสำนักวิทยบริการทุกคนมีการวางแผนเพราะต้องใช้ช่วงเวลาในการพูดคุยก่อนถึงเวลาปฏิบัติงานจริงอย่างน้อย 30 นาที และการตรงต่อเวลาทุกครั้งในการเข้าร่วมกิจกรรม
2) การยอมรับความคิดเห็นของผู้อื่น เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งบุคลการได้เรียนรู้ข้อมูลและเหตุผลของอีกฝ่าย ซึ่งจะช่วยเปิดมุมมองต่อสิ่งนั้นของเราให้กว้างขึ้น เป็นการฟัง เป็นการฝึกความมั่นใจในการแสดงความคิดเห็นของตนเองด้วยเหตุผล และช่วยฝึกความอดทนที่จะไม่โต้แย้งด้วยอารมณ์ และยังเป็นการร่วมกันหาข้อสรุป หรือหาทางออกที่ดีให้กับเรื่องราวต่างๆ ที่เกิดขึ้นการประชุมพูดคุยในระยะเวลาอันสั้น เพื่อนำไปสู่ข้อสรุปในแต่ละสัปดาห์
3) การร่วมแรงร่วมใจในการแก้ปัญหา ทุกคนต้องร่วมมือร่วมใจในการแก้ปัญหา เป็นการทำงานแบบระบบทีม (Team Work) ที่ดีมีประสิทธิภาพย่อมทำให้องค์กรมีประสิทธิผลและเกิดความสำเร็จ บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้ องค์กรที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพก็ย่อมสร้างผลสำเร็จได้อย่างยอดเยี่ยมเน และก่อให้เกิดการพัฒนาองค์กรตลอดจนบุคลากรที่จะก้าวหน้าต่อไปเรื่อยๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด
4) การผลัดเปลี่ยนหน้าที่ในการดำเนินการประชุม ในการประชุมพูดคุยในแต่ละครั้ง ควร
ผลัดเปลี่ยนหน้าที่กันในการเป็นประธานดำเนินการประชุม เพื่อให้ทุกคนได้แสดงบทบาทในการเป็น
ผู้ดำเนินการประชุม
5) การบันทึกการประชุมทุกครั้ง มีเลขานุการ บันทึกสรุปการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อ
นำเสนอต่อผู้บริหารทุกสัปดาห์ เพื่อนำข้อมูลมาใช้ในการศึกษามองเห็นภาพรวมและกลับมาทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นภายในทีมได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม
|
| รูปภาพผลงาน |
 |
|
ที่มา |
|
สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ |