ด้านที่ 5 บริหารจัดการเเละประกันคุณภาพการศึกษาสู่ความเป็นเลิศ
ชื่อผลงาน : ระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษาเพื่อการบริการจัดการและการประกันคุณภาพสู่ความเป็น Smart University
ชื่อเจ้าของผลงาน : ผศ.ว่าที่ร้อยโท ดร.ณัฏฐชัย จันทชุม ดร.ปวริศ สารมะโนและคณะ/สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน
|
 |
| ความคิดริเริ่ม |
| สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน มหาวิทยาลัยราชภัฏมหาสารคาม เป็นหน่วยงานหลักในการดำเนินการรับสมัครนักศึกษา การประชาสัมพันธ์หลักสูตรต่างๆ การนำเสนอข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องให้กับผู้สมัครในการตัดสินสมัครเข้าศึกษาต่อ จากการใช้ระบบการรับสมัครเดิมที่ผ่านมาประสบกับปัญหาหลายประการ อาทิ การปรับเปลี่ยนสถานะชำระเงินผู้สมัครไม่เป็นปัจจุบัน ใช้ระยะเวลาในการดำเนินการนาน การนำเสนอข้อมูลและการเข้าถึงเข้าถึงข้อมูลของผู้มีส่วนเกี่ยวข้องดำเนินการได้อย่างล่าช้า ขาดการมีส่วนร่วมของหลักสูตรสาขาวิชาและคณะ บุคลากรที่ปฏิบัติงานต้องอาศัยความรู้และทักษะทางด้านไอทีสูง เนื่องจากระบบเดิมไม่มีส่วนที่เป็นการบริหารจัดการเบื้องหลัง (Black Office)
สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน มหาวิทยาลัยราชภัฏมหาสารคาม ได้ตระหนักและให้ความสำคัญกับคุณภาพการให้บริการที่เป็นเลิศ ถูกต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ มีประสิทธิผล และการมีส่วนร่วมของบุคลากรทุกภาคส่วนของมหาวิทยาลัยในระดับผู้บริหาร คณะ หลักสูตรสาขาวิชา คณาจารย์ ในการขับเคลื่อนยุทธศาสตร์และเป้าหมายของมหาวิทยาลัยร่วมกัน การพัฒนาระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษาเพื่อการบริการจัดการและการประกันคุณภาพสู่ความเป็น Smart University จึงเป็นการนำเทคโนโลยีมาใช้และเปลี่ยนแปลงแนวความคิด (Digital Transformation) ในการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์กร การมีเครื่องมือทางเทคโนโลยีที่เหมาะสมในการทำงานร่วมกันขององค์กร จะทำให้ขั้นตอนการทำงาน (workflow) มีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และจะส่งผลให้ผู้สมัครได้รับประสบการณ์ที่ดี เพิ่มขีดความสามารถในการแข่ง เพิ่มช่องทางใหม่ในการเข้าถึงสารสนเทศ เพิ่มความคล่องตัวในการทำงานขององค์กร และลดต้นทุนทรัพยากรต่างๆ ในการดำเนินงาน ประโยชน์ของระบบสามารถเข้าถึงสารสนเทศได้อย่างรวดเร็วทันสมัย สามารถนำสารสนเทศมากำหนดเป้าหมาย กลยุทธ์และวางแผนปฏิบัติการ ตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน ศึกษาวิเคราะห์ของปัญหา อุปสรรคที่เกิดขึ้น ค้นหาสาเหตุ ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา ศึกษาวิเคราะห์เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่เกิดขึ้น
|
| เเรงบันดาลใจ |
| การขับเคลื่อนโดยการนำเทคโนโลยีมาใช้และเปลี่ยนแปลงแนวความคิด (Digital Transformation) จะส่งผลดีต่อพลังในการเรียนรู้ของบุคลากรและพัฒนาองค์กรสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) การมีเป้าหมายร่วมกัน (Goal) โดยเฉพาะการมีส่วนร่วมของบุคลากรทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องจะพัฒนามหาวิทยาลัยไปสู่การบริหารจัดการตามหลักธรรมาภิบาลที่ดี (Good Governance) การดำเนินงานได้วิเคราะห์รวบรวมปัญหา อุปสรรค สร้างและแสวงหาความรู้ในการแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น ออกแบบและจัดการอย่างเป็นระบบ ประเมินผลการดำเนินงานและกลั่นกรองความรู้ต่างๆ จากการเรียนรู้ การแลกเปลี่ยนความรู้ สู่กระบวนการเรียนรู้ของบุคลากรร่วมกันทั้งองค์กร นำมาจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นฟันเฟืองหนึ่งในก้าวไปสู่ความเป็น Smart University |
| ขั้นตอน |
| ขั้นตอนที่ 1 สำรวจและเก็บรวบรวมข้อมูล ความต้องการของระบบจากบุคลากรและเจ้าหน้าที่ของสำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน เพื่อกำหนดแนวทางในการใช้งาน และเป็นข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น เพื่อใช้ในการกำหนดขอบเขตของข้อมูลและออกแบบฐานข้อมูล ประกอบกับรวบรวมตัวอย่างเอกสารที่เกี่ยวข้อง แบบฟอร์มต่างๆ ที่ต้องการใช้งานจริง เพื่อพัฒนาระบบให้พร้อมใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 2 วางแผน ออกแบบระบบ โดยคำนึงถึงผู้ใช้และผู้สมัครเป็นหลัก เพื่อให้ผู้ใช้และผู้สมัครสามารถใช้งานได้ง่าย สะดวก ไม่ซับซ้อน แบ่งสัดส่วนการใช้งานชัดเจน มีการใช้สัญลักษณ์ประกอบข้อความในจุดที่สำคัญ เพื่อสื่อถึงรูปแบบการทำงานนั้นๆ และออกแบบระบบที่สามารถรองรับกับขนาดของหน้าจออุปกรณ์ ได้แก่ สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต โน๊ตบุ๊ค และคอมพิวเตอร์ รวมถึงออกแบบระบบที่สามารถใช้งานได้กับทุกระบบปฏิบัติการ ที่มีการใช้เว็บบราวเซอร์ รองรับเว็บบราวเซอร์ Google Chrome, Microsoft Edge, Safari , Mozilla Firefox เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 3 ออกแบบฐานข้อมูล ออกแบบฐานข้อมูลโดยใช้โปรแกรม MySQL แบ่งการจัดเก็บข้อมูลเป็นตารางที่มีความสัมพันธ์กัน
ขั้นตอนที่ 4 พัฒนาระบบ การพัฒนาระบบโดยเลือกภาษาที่ใช้ในการพัฒนาระบบ ประกอบด้วย
1. ภาษา SQL ช่วยในการออกแบบฐานข้อมูล และการทำงานส่วนอื่น ๆ ที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูล
2. ภาษา PHP ช่วยในการเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับระบบฐานข้อมูล
3. ภาษา HTML,CSS , JavaScripts ช่วยในการสร้างส่วนสำหรับการติดต่อกับผู้ใช้ หรือ User Interface (UI)
ขั้นตอนที่ 5 ทดสอบและแก้ไขระบบ เมื่อดำเนินการพัฒนาระบบเสร็จสิ้น ได้มีการทดสอบการทำงานของระบบในแต่ละส่วน โดยแรกเริ่ม ให้อาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตรและเจ้าหน้าที่เป็นผู้ทดสอบการทำงานของระบบ โดยการสร้างข้อมูลจำลองที่จำเป็นต่อการใช้งานในระบบ และทดสอบผลลัพธ์ของระบบว่าทำงานถูกต้องหรือไม่ รวมถึง ความสามารถในตอบสนองต่อความต้องการผู้ใช้งาน ความถูกต้อง และความแม่นยำของข้อมูล จุดบกพร่อง รวมทั้งข้อเสนอแนะจากผู้ทดสอบระบบ จากนั้นปรับปรุงแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ และแก้ไขข้อผิดพลาด เพื่อให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่ 6 ประเมินผล ประเมินผลความพึงพอใจจากการใช้ระบบบริหารจัดการข้อมูล โดยการให้ข้อมูลย้อนกลับจากผู้ใช้งานระบบ หลังจากการเข้าใช้งาน
|
| ผลสัมฤทธิ์ |
| องค์ความรู้ที่ได้จากการพัฒนาระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษาเพื่อการบริการจัดการและการประกันคุณภาพสู่ความเป็น Smart University บุคลากรที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้เรียนรู้และใช้งานระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษา ส่งผลต่อองค์ความรู้และทักษะความสามารถการใช้เทคโนโลยี การบริหารจัดการข้อมูลการสมัครต่างๆ การนำเข้าข้อมูลของหลักสูตร ข้อมูลอาจารย์ประจำหลักสูตร ข้อมูลอาจารย์ประจำ องค์ความรู้การบริหารจัดการแผนรับของแต่ละหลักสูตร ช่องทางการติดต่อสื่อสาร การประชาสัมพันธ์ การประมวลผลการคัดเลือก
ผลสัมฤทธิ์ของการดำเนินการ ที่ได้จากการพัฒนาระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษาเพื่อการบริการจัดการและการประกันคุณภาพสู่ความเป็น Smart University โดยส่งผลให้เกิดการบริหารจัดการตามหลักธรรมภิบาล (Good Governance) ดังนี้
1) หลักนิติธรรม (The Rule of Law) การดำเนินการรับสมัครดำเนินการภายใต้กฎหมาย ระเบียบ ประกาศ ข้อบังคับต่างๆ อย่างเคร่งครัด อาทิ การประกาศรับสมัคร จำนวนเงินค่าสมัคร จำนวนเงินค่าธรรมเนียมแรกเข้า ดำเนินการตามกฎกติกาที่ประกาศไว้อย่างชัดเจน ตรวจสอบได้
2) หลักคุณธรรม (Morality) การดำเนินการรับสมัครดำเนินการโดยยึดหลักคุณธรรมในการคัดเลือกผู้สมัคร โดยการมีส่วนร่วมของผู้รับผิดชอบหลักสูตร เกณฑ์ในการคัดเลือกที่ชัดเจน สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียนเป็นหน่วยงานในการประมวลผลจัดทำประกาศผลการคัดเลือกของแต่ละหลักสูตร โดยไม่มีการแทรกแซงหรือสอดแทรกรายชื่อผู้ผ่านการคัดเลือกในระบบเอง การย้ายหลักสูตรสาขาวิชากำหนดเกณฑ์ในการพิจารณาเป็นแนวทางเดียวกัน และปฏิบัติกับผู้สมัครกรณีดังกล่าวเหมือนกัน
3) หลักความโปร่งใส (Accountability) การดำเนินการทุกขั้นตอนดำเนินการด้วยความโปร่งใส ตรวจสอบได้อาทิ การประกาศรับสมัคร การประกาศผลคัดเลือก การปรับสถานะชำระเงิน การย้ายหลักสูตรสาขาวิชา การเรียกลำดับสำรอง
4) หลักการมีส่วนร่วม (Participation) การดำเนินการรับสมัครจากการพัฒนาระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษาเพื่อการบริการจัดการและการประกันคุณภาพสู่ความเป็น Smart University ออกแบบโดยการให้คณะ หลักสูตรสาขาวิชาเข้ามามีส่วนร่วมในการบริหารจัดการข้อมูลของผู้สมัคร สถิติการรับสมัครต่างๆ การเข้าถึงข้อมูลของผู้สมัคร เพื่อบริหารแผนการรับนักศึกษาของหลักสูตร อาจารย์ทุกคนในมหาวิทยาลัยสามารถนำเข้ามูลเกี่ยวกับประวัติและผลงานต่างๆ ของแต่ละบุคคล สำหรับเป็นข้อมูลในการตัดสินใจการสมัครเข้าศึกษาต่อของผู้สมัคร ผู้บริหารของมหาวิทยาลัยสามารถเข้าถึงข้อมูลจำนวนผู้สมัครแบบ Real-time ที่จะนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ในการวางแผนบริหารจัดการงบประมาณต่างๆ
5) หลักความรับผิดชอบ (Responsibility) ระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษาเพื่อการบริการจัดการและการประกันคุณภาพสู่ความเป็น Smart University ออกแบบการประมวลผลข้อมูลและการนำเสนอข้อมูลแบบออนไลน์ การดำเนินการเกี่ยวกับรับสมัครทุกชั้นตอนผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกภาคส่วนสามารถตรวจสอบและกำกับติดตาม
6) หลักความคุ้มค่า (Cost –Effectiveness or Economy) ระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษาเพื่อการบริการจัดการและการประกันคุณภาพสู่ความเป็น Smart University ออกแบบการประมวลผลแบบออนไลน์ กระบวนการและขั้นตอนการทำงานต่างๆ ลดค่าใช้จ่ายในเรื่องทรัพยากรการบริหารจัดการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรบุคคล วัสดุ อุปกรณ์ เวลา อาคาร สถานที่ เกิดความคุ้มค่าเป็นอย่างมาก
|
| รูปภาพผลสัมฤทธิ์ |
 |
 |
 |
| การนำไปใช้ |
| 3.4.1 ระดับมหาวิทยาลัย สารสนเทศข้อมูลการรับสมัครนักศึกษาโครงการต่างๆ สถิติจำนวนการสมัคร การชำระค่าสมัคร การชำระค่าธรรมเนียมแรกเข้า การรายงานตัว สำหรับการวางแผนกำกับติดตาม ประชาสัมพันธ์ เพื่อพัฒนาปรับปรุงหลักสูตร คุณภาพการจัดการเรียนการสอน การเตรียมทรัพยากรทางการศึกษาต่างๆ
3.4.2 ระดับคณะ สารสนเทศข้อมูลการรับสมัครทุกหลักสูตรในระดับคณะ โดยนำข้อมูลสถิติการรับสมัครโครงการต่างๆ นำไปวางแผนกำกับติดตาม บริหารจัดการกิจกรรมการรับสมัครให้เป็นไปตามแผนการรับของแต่ละหลักสูตร และการปรับปรุงหลักสูตรต่างๆ ให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้สมัครและตลาดแรงงาน
3.4.3 ระดับหลักสูตร สามารถมีส่วนร่วมและเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับบริหารจัดการการรับสมัคร อาทิ ข้อมูลพื้นฐานต่างๆ ของผู้สมัคร จำนวนผู้สมัครในหลักสูตร ช่องทางการติดต่อกับผู้สมัคร การจัดการห้องสอบ การประมวลผลการสอบคัดเลือก
3.4.4 สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน บุคลากรสำนักฯ เรียนรู้และใช้งานระบบเพื่อบริหารจัดการข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมการรับสมัครได้ทุกคน ส่งผลต่อการทำงานเป็นทีมและป้องกันความเสี่ยงอันเกิดจากการเข้าถึงระบบเพียงคนเดียว
3.4.5 ผู้สมัคร ได้รับความสะดวกในการสมัครเพราะเป็นระบบออนไลน์ สามารถตรวจสอบสถานะต่างๆ ได้ตามกำหนดวันเวลาปฏิทินการศึกษา ระบบมีความเป็นมิตรกับผู้สมัครทุกขั้นตอนกิจกรรมของการสมัคร ได้แก่ การสมัคร การชำระค่าสมัคร การส่งแฟ้มสะสมผลงาน (Portfolio) การรายงานตัว การอัพโหลดเอกสารหลักฐานต่างๆ ตลอดทั้งข้อมูลสารสนเทศที่เป็นโยชน์เกี่ยวกับหลักสูตรที่สนใจสมัครเข้าศึกษาต่อ ประกอบด้วย ข้อมูลอาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตร อาจารย์ประจำหลักสูตร แนวทางการจัดการเรียนการสอน โครงสร้างหลักสูตร และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างเพียงพอ
|
| เเนวปฏิบัติที่ดี |
| ระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษาเพื่อการบริการจัดการและการประกันคุณภาพสู่ความเป็น Smart University ได้ส่งผลต่อแนวปฏิบัติที่ดีต่อหน่วยงานในระดับต่างๆ ดังนี้
3.51 ระดับมหาวิทยาลัย ผู้บริหารระดับนโยบายของมหาวิทยาลัยสามารถนำสารสนเทศการสมัครเข้าศึกษาต่อ ไปวางแผนการบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ อาทิ อาจารย์ประจำ ผู้รับผิดชอบหลักสูตร อาคารสถานที่ วัสดุ ครุภัณฑ์ การพัฒนาหลักสูตรที่สอดคล้องกับความต้องการของตลาดและความสนใจของผู้สมัคร การบริการจัดการการศึกษาให้มีคุณภาพ
3.5.2 ระดับคณะ ผู้บริหารระดับคณะ สามารถใช้สารสนเทศการรับสมัครนำไปสู่กระบวนการในการกำกับติดตาม ระดับหลักสูตร ในการประชาสัมพันธ์ การกำหนดกลยุทธ์ต่างๆ ในการรับสมัครนักศึกษาให้เป็นไปตามแผนรับของหลักสูตร
3.5.3 ระดับหลักสูตรสาขาวิชา อาจารย์ผู้รับผิดชอบหลักสูตร สามารถใช้สารสนเทศในการบริหารจัดการจำนวนแผนรับ กำกับติดตาม ดูแลรักษาอัตราความคงอยู่ของผู้สมัครอย่างใกล้ชิด มีบทบาทและส่วนร่วมในการรับสมัคร การคัดเลือก การประชาสัมพันธ์หลักสูตร การประชาสัมพันธ์ข้อมูลต่างๆ ของหลักสูตร ทราบข้อมูลการสมัครแบบ Real-time การประมวลผลการคัดเลือกโปร่งใส ตรวจสอบได้ ความสะดวกในการแจ้งช่องทางการสื่อสาร การจัดสอบ การคัดเลือก การจัดทำเอกสารรายงานผลการคัดเลือก ผ่านระบบสารสนเทศการรับสมัครทั้งหมด
3.5.4 สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน ผู้บริหาร บุคลากรที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศรับสมัครนักศึกษา บริหารจัดการสารสนเทศข้อมูลรับสมัครได้อย่างเป็นระบบ มีประสิทธิภาพ รวดเร็วและตรงตามกำหนดการปฏิทินการรับสมัคร ประเด็นการจัดทำแผนรับ การเปิดปิดระบบรับสมัคร การเปิดปิดการประมวลผลการสอบคัดเลือก การจัดทำประกาศต่างๆ ได้แก่ประกาศรับสมัคร ประกาศผู้มีสิทธิ์สอบ ประกาศผู้ผ่านการคัดเลือก ประกาศผู้มีสิทธิ์เข้าศึกษาต่อ สำนักฯ ได้สร้างทีมงานผู้รับผิดชอบร่วมกัน สิทธิ์ในการบริหารจัดการข้อมูล ทีมงานที่เกี่ยวข้องสามารถปฏิบัติงานเกี่ยวกับระบบแทนกันได้ การบริหารจัดการข้อมูลสารสนเทศต่างๆ เป็นระบบลักษณะอัตโนมัติ สามารถกำหนดช่วงเวลากิจกรรมต่างๆ ของการรับสมัครได้อย่างมีประสิทธิภาพ การนำเสนอข้อมูลต่างๆ ต่อผู้มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถปฏิบัติได้อย่างรวดเร็ว แก้ปัญหาเกี่ยวกับกระบวนการปรับสถานะการชำระเงินของผู้สมัครได้อย่างเป็นระบบ รวดเร็ว ได้แก่ การชำระค่าสมัคร ค่าธรรมเนียมแรกเข้า ไม่เกิน 1 วันทำการ ระบบการแจ้งเตือนผ่านอีเมล์ช่วงเวลากิจกรรมการรับสมัครให้กับผู้สมัคร
3.5.5 ผู้สมัคร ผู้สมัครได้รับข้อมูลสารสนเทศที่ครบถ้วนและเพียงพอในการตัดสินใจสมัครเข้าศึกษาต่อในหลักสูตรสาขาวิชาต่างๆ ที่สนใจ จำนวนแผนรับแต่ละหลักสูตร สถิติจำนวนการสมัครแต่ละโครงการ ข้อมูลเกี่ยวกับความรู้ความสามารถอาจารย์ประจำหลักสูตร ข้อมูลหลักสูตร ผู้สมัครสามารถตรวจสอบสถานะการสมัคร การชำระเงินค่าสมัคร ค่าธรรมเนียมแรกเข้า รายชื่อผู้มีสิทธิ์สอบ รายชื่อผู้ผ่านการคัดเลือก รายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าศึกษาต่อ การแนบเอกสารการชำระเงิน การส่งแฟ้มสะสมผลงาน (Portfolio) ระบบมีความเป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน อาทิ การกรอกข้อมูลการสมัครยกเว้นครั้งแรก ระบบจะช่วยเติมข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ที่มีประวัติการกรอกไว้ ช่วยอำนวยความสะดวกผู้สมัครในการกรอกข้อมูล การชำระเงินดำเนินการโดยสแกนจ่ายผ่าน QR code Net banking online
|
| รูปภาพผลงาน |
 |
|
ที่มา |
|
สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน |