ด้านที่ 5 บริหารเเละการจัดการองค์กรที่ดี
ชื่อผลงาน : OneLib: ระบบ QR Code แบบบูรณาการเพื่อการบริการห้องสมุดอัจฉริยะ (Integrated QR Code System for Smart Library Services)
ชื่อเจ้าของผลงาน : อาจารย์ประภากร ศรีสว่างวงศ์ รองผู้อำนวยการฯ / สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ
|
 |
| ความคิดริเริ่ม |
| การพัฒนา "ระบบ QR Code แบบบูรณาการเพื่อการบริการห้องสมุดอัจฉริยะ" โดยสำนักวิทย
บริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ เกิดจากการวิเคราะห์ปัญหาระบบห้องสมุดแบบดั้งเดิม ซึ่งมีข้อจำกัดหลายประการ ทั้งความไม่สะดวกในการพกพาบัตร การสูญหายหรือชำรุดของบัตร การเข้าใช้บริการที่ล่าช้าโดยเฉพาะช่วงที่มีผู้ใช้จำนวนมาก การไม่ครอบคลุมผู้ใช้ทุกประเภท และการที่ต้องพึ่งเจ้าหน้าที่ ซึ่งไม่สอดคล้องกับพฤติกรรมผู้ใช้ยุคใหม่ นอกจากนี้ ระบบเดิมยังมีข้อมูลที่กระจัดกระจาย ไม่สามารถเชื่อมโยงเข้าด้วยกันได้ และประสบปัญหาความไม่เสถียรของระบบไอที ส่งผลให้ไม่สามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์เพื่อพัฒนาบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำนักวิทยบริการฯ มีนโยบายมุ่งสู่การเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data Driven Organization)
จึงได้พัฒนาระบบบูรณาการที่ใช้ QR Code เป็นจุดเชื่อมโยงศูนย์กลาง (Single Entry Point) ไม่ใช่เพียงการนำ QR Code มาใช้งานทั่วไป แต่เป็นการสร้างระบบที่เชื่อมโยงบริการทั้งหมดเข้าด้วยกัน ผู้ใช้บริการเพียงใช้ QR Code เดียวก็สามารถเข้าถึงทุกบริการของห้องสมุดได้ ตั้งแต่การเข้า-ออก การยืม-คืน การจองทรัพยากร ไปจนถึงบริการออนไลน์ต่างๆ โดยไม่ต้องพกบัตรหรือจำรหัสผ่านหลายชุด พร้อมกับปรับเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานไปสู่ระบบคลาวด์เพื่อให้บริการมีความเสถียรและพร้อมรองรับการบูรณาการข้อมูล
|
| เเรงบันดาลใจ |
| ระบบบูรณาการนี้ช่วยแก้ไขปัญหาข้อมูลที่ไม่แม่นยำ ล่าช้า และไม่เป็นเรียลไทม์ เพราะสามารถเก็บ
ข้อมูลได้ครบถ้วน แม่นยำ และเป็นปัจจุบัน นำไปวิเคราะห์พฤติกรรมผู้ใช้ได้อย่างลึกซึ้ง ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญในการพัฒนาบริการที่ตอบสนองความต้องการอย่างแท้จริง ผู้ใช้สามารถเข้าถึงบริการได้ทุกที่ทุกเวลา แม้ระบบภายในมหาวิทยาลัยจะมีปัญหา ระบบนี้จึงไม่เพียงแก้ปัญหาเฉพาะหน้า แต่ยังวางรากฐานสำคัญสำหรับการเป็นห้องสมุดอัจฉริยะที่ตอบสนองการเรียนรู้ในยุคดิจิทัล และสนับสนุนการพัฒนามหาวิทยาลัยในอนาคต
|
| ขั้นตอน |
| การพัฒนาระบบ QR Code แบบบูรณาการเพื่อการบริการห้องสมุดอัจฉริยะใช้รูปแบบการพัฒนา
แบบผสมผสานระหว่าง Agile Methodology และ DevOps โดยมีขั้นตอนการดำเนินงานดังนี้
|
| ผลสัมฤทธิ์ |
| จากการดำเนินงาน ก่อให้เกิดองค์ความรู้จากการดำเนินงานดังนี้
1) องค์ความรู้ด้านการออกแบบและพัฒนาระบบบริการห้องสมุดอัจฉริยะ
เกิดการพัฒนาระบบตรวจสอบและยืนยันตัวตนผู้ใช้ผ่าน QR Code ที่มีการเชื่อมโยง
ระบบจากฐานข้อมูลที่มีในปัจจุบัน ให้เกิดเป็นมาตรฐานสำหรับเชื่อมโยงระบบที่ใช้การยืนยันตัวตนจากจุดเดียวเพื่อเข้าถึงบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ได้อย่างเป็นอัตโนมัติและสามารถบันทึกข้อมูลและนำข้อมูลที่ได้มาใช้เพื่อการประมวลผลและตัดสินใจในการให้บริการที่คุ้มค่า เหมาะสม และทันท่วงทีต่อความต้องการของผู้ใช้งาน
2) ระบบบริการห้องสมุดแบบบูรณาการ
ระบบที่พัฒนาขึ้นมา ช่วยให้การเข้าสู่ระบบบริการต่าง ๆ ของห้องสมุด ไม่ต้องพึ่งพาบัตร
นักศึกษาหรือบัตรสมาชิก แก้ปัญหาการพกพา การสูญหาย และการชำรุดของบัตร ซึ่งระบบมีการบูรณาการการเชื่อมโยงบัญชีผู้ใช้กับแพลตฟอร์ม Line ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงบริการห้องสมุดได้โดยไม่ต้องจำชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่านเพิ่มเติม การจัดการฐานข้อมูลสมาชิกที่อัตโนมัติ สามารถทำงานร่วมกับ ระบบยืม-คืนหนังสือแบบ Self-Service ซึ่งทาง สำนักวิทยบริการได้พัฒนาขึ้นมาเอง ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดำเนินการได้ด้วยตนเองผ่าน QR Code โดยไม่ต้องพึ่งพาเจ้าหน้าที่
3) ระบบวิเคราะห์ข้อมูลและธุรกิจอัจฉริยะ (Data Analytics & Business Intelligence)
มีการพัฒนาแดชบอร์ดแสดงสถิติการใช้บริการแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถ
ติดตามสถานการณ์และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งข้อมูลที่ได้สามารถเชื่อมโยงกับข้อมูลการให้บริการอื่น ๆ เพื่อนำไปวิเคราะห์พฤติกรรมผู้ใช้บริการในเชิงลึก (User Behavior Analytics) ทำให้เข้าใจรูปแบบการใช้งานและความต้องการที่แท้จริง และยังสามารถนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ในการ การพัฒนาโมเดลการวิเคราะห์แนวโน้ม (Trend Analysis) และการคาดการณ์ (Predictive Analytics) เพื่อช่วยในการวางแผนการให้บริการในอนาคต
การวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างการใช้บริการประเภทต่างๆ (Correlation Analysis) เพื่อปรับปรุงการจัดวางทรัพยากรและบริการให้เหมาะสม
มีผลสัมฤทธิ์จากการดำเนินงานดังนี้
4) ผลสัมฤทธิ์เชิงปริมาณ
a. ลดระยะเวลาในการเข้าใช้บริการเฉลี่ยจาก 1 นาที เหลือเพียงไม่เกิน 10 วินาทีต่อคน
b. ลดเวลาในการตรวจสอบข้อมูลการใช้บริการของผู้ใช้ในแต่ละบริการ จากค่าเฉลี่ยบริการละ 1 -2 นาที เหลือเพียง ไม่เกิน 30 วินาที
c. ลดค่าใช้จ่ายในการจัดทำและดูแลรักษาบัตรสมาชิกลงได้เกินร้อยละ 90 เมื่อเทียบกับปริมาณบัตรที่ต้องทำประจำปี
d. เพิ่มความแม่นยำในการเก็บข้อมูลสถิติเป็นมากกว่าร้อยละ 95
e. ลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบจากเอกชนลงร้อยละ 100
f. บริการมีสถานะพร้อมให้บริการมากกว่าร้อยละ 95 เมื่อเทียบกับเวลาให้บริการทั้งหมด
g. สถิติการใช้บริการสามารถดูในในทันที (Realtime)
5) ผลสัมฤทธิ์เชิงคุณภาพ
a. ผู้ใช้บริการประเมินความพึงพอใจระบบอยู่ที่ 4.33 จาก 5 คะแนน
b. ผู้ใช้บริการสามารถเข้าถึงบริการได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่จำกัดเฉพาะในเวลาทำการของห้องสมุด
c. บุคลากรห้องสมุดมีเวลาในการให้บริการเชิงลึกและพัฒนางานด้านอื่นๆ มากขึ้น
d. เกิดวัฒนธรรมการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data-Driven Culture) ในหน่วยงาน
e. ห้องสมุดสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็วและตรงจุด
|
| รูปภาพผลสัมฤทธิ์ |
 |
 |
 |
| การนำไปใช้ |
| ระบบ QR Code แบบบูรณาการเพื่อการบริการห้องสมุดอัจฉริยะ ได้ถูกนำไปใช้ประโยชน์กับ
กลุ่มเป้าหมายอย่างเป็นรูปธรรม ดังนี้
1) การนำไปใช้กับผู้ใช้บริการห้องสมุด
a. ผู้ใช้บริการเพิ่ม Line Account ที่ให้บริการ ซึ่งแสดงที่หน้าเว็บไซต์ สำนักวิทยบริการฯ ทำการตรวจสอบ ยืนยันตัวตนในครั้งรก หลักจากนั้นสามารถเข้าใช้บริการห้องสมุดได้อย่างสะดวกรวดเร็วผ่าน QR Code บนแอปพลิเคชัน Line ได้เลยโดยไม่ต้องติดตั้งแอพพลิเคชันใดเพิ่ม
b. ผู้ใช้บริการสามารถตรวจสอบประวัติการยืม-คืน ค่าปรับ และกำหนดส่งได้ตลอดเวลา ช่วยลดปัญหาการคืนหนังสือเกินกำหนด
c. ผู้ใช้สามารถใช้ QR Code ที่ได้จากระบบไปใช้งานกับระบบอื่น เช่น ระบบ Self Service ที่สำนักวิทยบริการพัฒนาขึ้นมาเอง
2) การนำไปใช้กับผู้บริหารและบุคลากรห้องสมุด
a. ผู้บริหารสามารถติดตามสถิติการใช้บริการแบบเรียลไทม์ผ่านแดชบอร์ด ช่วยในการตัดสินใจและบริหารทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
b. ได้ข้อมูลเพื่อนำไปวิเคราะห์พฤติกรรมผู้ใช้ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวางแผนพัฒนาบริการและจัดสรรงบประมาณได้อย่างเหมาะสม
c. ข้อมูลการใช้บริการจากระบบสามารถนำไปใช้ประกอบการประกันคุณภาพการศึกษาและการประเมินมาตรฐานสถาบันอุดมศึกษา
d. ระบบช่วยลดภาระงานประจำที่ไม่จำเป็น ทำให้บุคลากรมีเวลาในการพัฒนาบริการเชิงรุกและการให้คำปรึกษาเชิงลึกมากขึ้น
|
| เเนวปฏิบัติที่ดี |
| ผลงานหัวข้อ “OneLib: ระบบ QR Code แบบบูรณาการเพื่อการบริการห้องสมุดอัจฉริยะ
(Integrated QR Code System for Smart Library Services)” ก่อให้เกิดแนวปฎิบัติที่ดีในการเป็นต้นแบบของการเชื่อมโยงบริการหลากหลายด้วย QR Code เดียว
การพัฒนาระบบ OneLib โดยใช้ QR Code เพียงรหัสเดียวเพื่อเชื่อมโยงบริการและข้อมูลทั้งหมด
เข้าด้วยกัน เป็นแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศที่เกิดจากการนำความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการบริหารจัดการห้องสมุดมาประยุกต์ใช้อย่างสร้างสรรค์ ระบบนี้ได้เชื่อมโยงบริการพื้นฐานที่จำเป็น เช่น การผ่านประตูเข้า-ออก การยืม-คืนหนังสือ และบริการ Self-service ต่างๆ ซึ่งเป็นจุดแข็งที่ช่วยแก้ปัญหาเดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยใช้กระบวนการพัฒนาตามวงจร PDCA ดังนี้
1) การวางแผน (Plan) การพัฒนาเริ่มต้นจากการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นจริงในห้องสมุด
อย่างรอบด้าน ทั้งปัญหาการพกพาบัตร ความล่าช้าในการให้บริการ และความไม่เสถียรของระบบ IT ทีมงานได้กำหนดวิสัยทัศน์ชัดเจนในการสร้างระบบที่ใช้ QR Code เดียวเชื่อมโยงทุกบริการ โดยออกแบบระบบที่คำนึงถึงผู้ใช้เป็นศูนย์กลาง เลือกใช้แพลตฟอร์ม Line ที่ผู้ใช้คุ้นเคย และวางแผนปรับเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานสู่ระบบคลาวด์
ประเด็นสำคัญ: การวิเคราะห์ปัญหาอย่างรอบด้าน การกำหนดวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน และการ
ออกแบบโดยคำนึงถึงผู้ใช้
2) การปฏิบัติ (Do) ผู้พัฒนาได้ใช้แนวทางการพัฒนาแบบ Agile และ DevOps เพื่อให้เห็น
ผลลัพธ์เร็วและปรับปรุงได้ทันที เริ่มจากบริการพื้นฐานที่จำเป็นก่อน พร้อมกับปรับเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานไปสู่ระบบคลาวด์ทั้งหมด มีการพัฒนา API สำหรับเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ ในอนาคต และฝึกอบรมบุคลากรให้สามารถบริหารจัดการระบบได้ด้วยตนเอง
ประเด็นสำคัญ: การพัฒนาแบบ Agile และ DevOps การเริ่มจากบริการพื้นฐานที่จำเป็น
และการปรับเปลี่ยนสู่ระบบคลาวด์
3) การตรวจสอบ (Check) การติดตามประสิทธิภาพของระบบทำได้ผ่านแดชบอร์ดแสดง
สถิติแบบเรียลไทม์ที่พัฒนาขึ้น ทำให้สามารถวัดผลลัพธ์ได้อย่างชัดเจน ระบบสามารถลดระยะเวลาในการเข้าใช้บริการจาก 1 นาที เหลือไม่เกิน 10 วินาที เพิ่มความแม่นยำในการเก็บข้อมูลเป็นมากกว่าร้อยละ 95 และลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาได้อย่างมีนัยสำคัญ ผู้ใช้บริการมีความพึงพอใจในระดับสูง (4.33 จาก 5 คะแนน)
ประเด็นสำคัญ: การติดตามประสิทธิภาพแบบเรียลไทม์ การวัดผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม และการ
รับฟังความคิดเห็นจากผู้ใช้
4) การปรับปรุง (Act) จากข้อมูลและข้อเสนอแนะที่ได้รับ ทีมงานได้ปรับปรุงส่วนติดต่อผู้ใช้
ให้ใช้งานง่ายยิ่งขึ้น ขยายขอบเขตการให้บริการเพิ่มเติม และพัฒนาระบบวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงเพื่อให้เข้าใจพฤติกรรมผู้ใช้ได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น นอกจากนี้ ยังมีการสร้างความยั่งยืนให้กับระบบผ่านการพัฒนาทักษะบุคลากรอย่างต่อเนื่องและการสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
ประเด็นสำคัญ: การปรับปรุงตามข้อเสนอแนะ การขยายขอบเขตการให้บริการ และการสร้าง
ความยั่งยืน
โดยสรุป ระบบ QR Code แบบบูรณาการเพื่อการบริการห้องสมุดอัจฉริยะนี้ไม่เพียงแต่เป็นการ
แก้ปัญหาการให้บริการงานห้องสมุดแบบดั้งเดิม แต่ยังเป็นจุดเริ่มต้นสู่การเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลอย่างแท้จริง สามารถเป็นต้นแบบให้กับหน่วยงานอื่นในการพัฒนาระบบบริการที่ตอบสนองความต้องการในยุคดิจิทัลและเป็นตัวอย่างที่ดีของการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจริง
|
| รูปภาพผลงาน |
 |
|
ที่มา |
|
สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ |